Coretan ringan tentang Rencana Pelaksanaan pengadaan

Dalam Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa salah satu tugas Pejabat Pembuat Komitmen berdasarkan Pasal 11  Ayat 1 Point (a) adalah "Menetapkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa"

Adapun yang menjadi Isi  dari Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Mencakup : 

1. Spesifikasi Teknis Barang/Jasa;
2. Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan
3. Rancangan Kontrak

1.      SPESIFIKASI TEKNIS BARANG/JASA

a.       Pengertian Spesifikasi

Spesifikasi adalah uraian secara rinci mengenai persyaratan barang dan jasa yang dibutuhkan atau kriteria-kriteria dari suatu barang atau jasa yang diperlukan. Spesifikasi dalam mencapai tujuan pengadaan akan dikaitkan antara lain dengan kualitas dan kinerja. Spesifikasi untuk pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah rincian atau kriteria-kriteria dari suatu barang atau jasa yang diperlukan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah.

b.      Penyusun Spesifikasi

Spesifikasi dibuat dan ditetapkan oleh PPK. Dalam hal PPK tidak memiliki kompetensi yang cukup maka dapat dibantu oleh pihak lain, antara lain orang-orang yang kompeten, yang berasal dari instansi sendiri atau dari luar instansi, yang mereka ditetapkan sebagai tim teknis atau narasumber mengenai spesifikasi. Spesifikasi yang dibuat oleh pihak lain agar dicermati lagi, karena penyusunan spesifikasi oleh pihak lain, tidak menggugurkan kewenangan PPK dalam menyusun spesifikasi teknis tersebut.

c.       Aturan/Ketentuan Spesifikasi

Ketentuan tentang spesifikasi barang/jasa selain terdapat di Perpres 54/2010 dan perubahannya, juga diatur dalam Peraturan Kepala LKPP (Perka LKPP) nomor 14 tahun 2012, yang menyatakan:

Spesifikasi teknis barang atau spesifikasi teknis pekerjaan yang meliputi :

·         spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir;

·         tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang;

·         memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; dan

·         memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI).

d.      Identifikasi Informasi Tentang Spesifikasi

Pertanyaan-pertanyaan berikut adalah hal yang perlu dijawab dalam membuat spesifikasi :

1)      Barang/jasa apa yang dibutuhkan (dalam hal mutu, tipe, ukuran, kinerja, dan sebagainya).

2)      Bagaimana mutu barang/jasa tersebut.

3)      Berapa banyak barang/jasa tersebut.

4)      Kapan banyak barang/jasa tersebut.

5)      Dimana banyak barang/jasa tersebut diserahkan.

6)      Moda transportasi dan cara pengangkutan barang seperti apa yang harus di persyaratkan.

7)      Persyaratan seperti apa yang harus dimiliki oleh Penyedia barang/ jasa agar mampu memasok dengan efektif.

8)      Tanggung jawab Penyedia barang/jasa yang harus dipenuhi dan informasi seperti apa yang akan diberikan kepada Penyedia barang/jasa.

e.       Dampak Kegagalan Dalam Menyusun Dan Menetapkan Spesifikasi Barang/Jasa

1)      Kegiatan bisa terhenti sebagai akibat barang/jasa yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi tidak tersedia.

2)      Barang yang dibeli mungkin rusak dan tidak dapat digunakan lagi sebagai akibat kemasan yang tidak memadai (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).

3)       Barang yang dibeli mengandung material yang dilarang Negara (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).

4)       Mesin yang dibeli tidak bekerja sempurna atau tidak sesuai harapan.

5)      Jumlah barang yang dibeli ternyata berlebih dan berdampak pada peningkatan kebutuhan gudang dan kemungkinan kadaluarsa.

6)      Penyedia barang/jasa ternyata tidak memberikan jasa pemeliharaan dan /atau pelayanan purna jual.

f.        Ketepatan Dalam Spesifikasi Barang/Jasa

Spesifikasi yang disusun dengan tepat, akan memiliki karakteristik lima tepat yaitu :

1.      Tepat jumlah artinya barang/jasa yang dibeli atau diadakan tidak berlebih atau kurang dari yang dibutuhkan.

2.      Tepat mutu artinya mutu barang/jasa yang dibeli sesuai sehingga dapat memenuhi kebutuhan Pengguna Barang/Jasa. Sehingga sasaran pengadaan efektif (berhasil guna) tercapai.

3.      Tepat waktu artinya kedatangan barang/jasa yang dibutuhkan tidak terlambat atau lebih cepat sehingga tidak membutuhkan tempat penyimpanan.

4.      Tepat lokasi artinya barang/jasa yang diterima tepat pada lokasi yang membutuhkan. Salah pengiriman barang/jasa ketempat yang tidak membutuhkan akan menimbulkan tambahan biaya yang tidak perlu sehingga sasaran pengadaan efisien (berdaya guna) tidak tercapai.

5.      Tepat aturan dapat dipertanggung jawabkan secara hukum formal. Atau dengan kata lain tidak melanggar peraturan perundang undangan yang berlaku

g.      Sumber Spesifikasi Untuk Pengadaan Barang Dan Jasa Pemerintah

Banyak cara untuk menyusun spesifikasi berdasar asal data spesifikasi, antara lain Spesifikasi bisa diperoleh dari :

a)      Badan Standarisasi Nasioanal Indonesia

b)      brosur atau penjelasan produk

c)      kinerja

d)      standar

e)      ahli /konsultan

f)       catalog inaproc

g)      kontrak sejenis

h)      dan lain-lain

h.      Bentuk Spesifikasi

1.      Merk

Dalam metode pemilihan dengan pengadaan langsung dapat disebut merek. Merek tidak boleh disebut ketika pengadaan dilakukan dengan pelelangan, kecuali untuk pengadaan suku cadang. Penyedia dalam melakukan penawaran boleh menyebut merek. Dalam kontrak harus dinyatakan dengan jelas merek barang.

2.      Standarisasi

                                i.            Standar berdasar penetapan petunjuk teknis berdasar hal ini dapat dijumpai dalam pengadaan alat kesehatan di Kementerian Kesehatan, pembangunan konstruksi di Kementerian Pekerjaan Umum dan Kementerian/Lembaga lainnya.
Contoh: spesifikasi standar untuk jalan ada di Peraturan Kemen PU (Ditjen Bina Marga) untuk jalan beton (rigid pavement) dan untuk jalan aspal (flexible pavement).

                                       ii.            Standar Industri dibuat oleh produsen barang dan jasa.

                                     iii.            Standar Nasional dibuat oleh masing-masing Negara, seperti SNI.

                                     iv.            Standar Regional dibuat untuk kawasan tertentu seperti standar Uni Eropa.

                                       v.            Standar Internasional ini seperti standar dari WHO

3.      Sampel/brosur

Sampel sering digunakan bila spesifikasi agak sulit dijelaskan dalam kata-kata, misalnya diperlukan warna atau bentuk yang spesifik. Dengan beberapa brosur dikaji apakah kebutuhan dapat dipenuhi oleh banyak penyedia sehingga dapat dilelangkan.

4.      Spesifikasi teknik

Spesifikasi teknis adalah uraian yang menjelaskan kemampuan teknis suatu barang/jasa dan biasanya diiringi dengan gambar desain yang detail beserta penjelasan singkat dari gambar desain.

5.      Spesifikasi komposisi

Spesifikasi komposisi menyebutkan unsur-unsur yang harus ada dalam barang dan jasa yang dibutuhkan. Pengadaan bahan-bahan kimia, lebih cocok menerapkan spesifikasi komposisi.

6.      Spesifikasi fungsi dan kinerja  

       Spesifikasi menekankan kepada fungsi yang dibutuhkan atau kinerja yang diperlukan.

2.      HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)

a.       Pengertian HPS

Harga Perkiraan Sendiri atau HPS adalah hasil perkiraan harga dari data-data harga barang/ jasa yang dikalkulasikan secara keahlian, yang ditetapkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen yang digunakan untuk menentukan kewajaran harga penawaran oleh Pokja ULP atau pejabat Pengadaan

b.      Kegunaan HPS

1)      Alat untuk menilai kewajaran penawaran harga termasuk rinciannya

2)      Dasar menghitung nilai jaminan penawaran

3)      Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah

4)      Dasar untuk menetapkan besaran Jaminan Pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% nilai total HPS

c.       Penyusun HPS

HPS disusun dan ditetapkan oleh PPK. Namun bila PPK tidak kompeten atau tidak memiliki waktu dalam pembuatan HPS maka dapat meminta jasa dari konsultan untuk membuatkan HPS. HPS yang dibuat oleh konsultan agar direview yaitu apakah sudah benar susunan HPS, hasil operasi perhitungannya dan diupdate harga pasarnya.

d.      Sumber data yang dipakai untuk menyusun HPS

1)      harga pasar setempat yaitu harga barang dilokasi barang diproduksi/ diserahkan/ dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya pengadaan barang;

2)      informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS);

3)      informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan;

4)      daftar biaya/tarif Barang yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal;

5)      biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan memper-timbangkan faktor perubahan biaya;

6)      inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia;

7)      hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain;

8)       norma indeks; dan/atau

9)      informasi lain yang dapat dipertanggung-jawabkan.

e.       Ketentuan Umum HPS

1)      HPS memperhitungkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

2)      HPS memperhitungkan keuntungan dan biaya overhead maksimal 15%

3)      HPS tidak boleh memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-lain dan Pajak Penghasilan PPh Penyedia

4)      Nilai total HPS tidak rahasia

5)      Nilai rincian HPS rahasia, kecuali yang sudah ada dalam dokumen anggaran

6)      HPS tidak dapat digunakan sebagai dasar perhitungan kerugian negara

7)      HPS ditetapkan paling lama 28 hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran untuk pascakualifikasi dan ditambah masa prakualifikasi untuk pemilihan dengan prakualifikasi

f.        HPS Berdasar Tingkatan Penyedia

Seringkali dalam menyusun HPS kita kesulitan menentukan harga yang diambil dari level penyedia mana. Selain berdasar nilai paketnya, kita bisa memperhatikan tingkatan penyedia yang akan mengikuti pelelangan, juga berdasar keterbatasan barang/jasa di pasaran karena adakalanya barang/jasa tersebut jarang/tidak umum ditransaksikan. Hal ini sangat mempengaruhi dalam menentukan nilai HPS. Adapun tingkatan penyedia adalah sebagai berikut:

1)      Pabrikan

Pengadaan melalui pelelangan dapat diikuti oleh peserta pabrikan bila pabrikan biasa melayani untuk skala jumlah kecil atau sedikit dan harganya memang lebih murah dari level dibawahnya. Untuk skala jumlah banyak disarankan dapat melakukan pelelangan dengan peserta pabrikan. Bila levelnya pabrikan maka HPS dibuat dengan harga di level pabrikan.

2)      Distributor/agen

Jika barang/jasa dalam kebiasannya memang dilakukan oleh distributor atau agen maka  Pengadaan dilakukan oleh distributor atau agen. Harga HPS dibuat pada level agen atau distributor. Dapat terjadi kebiasaan transaksi dilakukan dengan pengecer, namun karena skala kebutuhan yang besar maka digunakan HPS di level distributor.

3)      Pengecer

 Pengadaan skala kecil lebih sering dilakukan pada level pengecer. Namun untuk skala kecil yang dalam prakteknya para pengecer bukan penyedianya maka dilakukan kepada distributor atau agen.

HPS untuk pengecer adalah harga jual yang umumnya adalah harga jual rata-rata. Harga tersebut karena sudah harga jual maka tidak perlu ditambahkan keuntungan lagi.

g.      Survey Harga Perkiraan Sendiri

Data dari hasil survey data harga pasar setempat. didokumentasikan berupa : data tertulis berupa surat atau daftar harga dari penyedia, catatan pembicaraan telpon, SMS, wawancara lisan, brosur, data catalog dari penjual, fotocopy data BPS, print out data internet, nota/kuitansi pembelian, data kontrak yang telah dilakukan dsb.
Misal informasi yang diperoleh melalui SMS, dapat dicatat tanggal jam menit berapa, nama barang/jasa, sumber informasi (nama usaha dan nama orang pemberi informasi, jabatan pemberi informasi, harga barang/jasa, spek barang/jasa, harga tersebut sudah termasuk keuntungan atau belum, apakah ada biaya pengiriman/pemasangan, sudah termasuk PPN atau belum, ada potongan harga atau tidak untuk pembelian sejumlah tertentu dsb.
Data pasar tersebut tidak harus berupa jawaban tertulis dari obyek survei yang harus distempel. Data-data tersebut dikoleksi atau berupa catatan-catatan (kertas kerja) yang kemudian diwujudkan dalam tabel berupa Harga Perkiraan Sendiri. Jadi HPS dibuat secara profesional, yang dokumen HPS tersebut dilampiri kertas kerja perhitungan dan catatan mengenai informasi harga barang/jasa.

h.      Diskon Yang Diterima Penyedia Dari Distributor / Pabrikan

Diskon, rabat, potongan harga yang diterima oleh pegawai negeri harus disetor ke Kas Negara. Dalam membuat HPS untuk pengadaan dalam skala besar, perlu adanya memperhitungkan potongan harga. Untuk skala kecil dimungkinkan adanya potongan harga bila penyedia mempunyai tujuan untuk :

1.      menghabiskan stok atau keberlangsungan bisnis

2.      ada tipe/model barang baru lagi yang akan diluncurkan.

3.    spare part atau jaringan penjualan/ pelayanan yang ada dinilai tidak efisien bagi penyedia sehingga menurut pandangan produsen produknya perlu dihabiskan.

HPS perlu dibuat dengan benar untuk volume yang akan kita adakan, dengan melihat level penyedia. Untuk skala tertentu perlu melihat siapakah penyedia kita ? Pengecer, agen, distributor atau pabrikan. Kemudian harga pasar yang wajar mana yang akan diambil dalam ukuran volume yang akan kita adakan.

Strategi potongan harga adalah cara dari produsen untuk memelihara jaringan distribusi, target profit pemasaran atau strategi bisnis dan strategi modal. Bila suatu perusahaan/ seseorang menjadi penyedia di tempat kita kemudian diketahui mendapat potongan harga dari pabrikannya, maka itu adalah kemampuan dan keahlian penyedia untuk memaksimalkan keuntungan. Potongan harga yang diperoleh oleh penyedia adalah hak dari penyedia, sehingga tidak boleh diminta oleh kita untuk disetor ke kas negara/daerah.
Adanya potongan harga yang diperoleh penyedia, bukanlah merupakan suatu kerugian negara bila kita telah membuat HPS dengan benar dan harga pasar yang wajar. Tetapi potongan harga yang diterima oleh suatu instansi atau pegawai adalah hak negara/daerah sehingga wajib disetorkan ke kas negara atau kas daerah.

3.      RANCANGAN KONTRAK

Rancangan Kontrak merupakan gambaran yang di berikan oleh PPK dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang berisikan antara lain : identitas para pihak, hak dan kewajiban para pihak, istilah dalam dokumen, masa berlaku kontrak, jaminan yang dipersyaratkan, tata cara pembayaran, dll.

Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa  yang telah dibuat oleh PPK inilah yang ditetapkan menjadi satu dokumen rencana pelaksanaan yang nantinya digunakan pada saat pelaksanaan lelang dan akan menjadi pedoman/acuan pokja dalam membuat dokumen Pengadaan.

Sumber dari beberapa catatan Ahli Pengadaan Indonesia